Leuk dat jullie bedrijf gebruik gaat maken van onze app! Het enige wat jij als beheerder nog moet doen is jullie bedrijfsaccount instellen. Dit kost niet veel tijd. Hieronder lees je welke stappen je hiervoor moet doorlopen.
Stap 1 – Medewerkers toevoegen
De eerste stap na het aanmaken van jullie account is het toevoegen van alle medewerkers. Hiervoor heb je per medewerker de volgende informatie nodig:
Een e-mailadres. Deze heeft de medewerker straks nodig om in te loggen en notificaties op te ontvangen;
Meegenomen uren vanuit voorgaande jaren;
Aantal vakantie-uren per kalenderjaar;
Aantal werkuren per week;
Het rooster.
Hoe je een medewerker toevoegt leggen wij hier uit. Wij raden aan om medewerkers pas uit te nodigen wanneer alle stappen in dit artikel doorlopen zijn.
Stap 2 – Verlofaanvragen meenemen
Na het toevoegen van de medewerkers kun je eventuele bestaande toekomstige verlofaanvragen registreren in de app. Als beheerder kun je namelijk ook aanvragen voor anderen indienen en direct goedkeuren.
Wij raden aan om ook verlofaanvragen die al eerder in het jaar gedaan zijn te registreren (in de periode voordat jullie gestart zijn bij Rework). Op die manier geeft de app vanaf het huidige jaar een compleet overzicht van jullie verlofregistratie. Zijn jullie laat in het jaar bij Rework begonnen waardoor er al veel verlofaanvragen zijn gedaan? Dan kun je er ook voor kiezen om alleen het saldo van medewerkers in te stellen.
Stap 3 – Overige instellingen
Na het toevoegen van de medewerkers en eventuele verlofaanvragen is het tijd om je omgeving helemaal passend te maken voor jullie organisatie. Hieronder staan de belangrijkste instellingen opgesomd:
Aanvraagsoorten: Wat voor verlof en aanwezigheid wil je bijhouden naast de standaard aanvragen? Denk hierbij aan: ziekte, opleidingsdagen, extra gewerkt, etc.
Groepen en rechten: Stel per groep medewerkers in wat zij van andere groepen medewerkers mogen zien en beoordelen in de app.
Kalender instellingen: Bepaal wat er in de kalender wordt getoond en geef evenementen een eigen kleur.
Feestdagen 🎉: Zorg ervoor dat alle feestdagen en collectief vrije dagen die gelden voor jullie bedrijf zijn opgenomen in de kalender.
Stap 4 – Medewerkers uitnodigen
Nadat je jullie bedrijfsaccount hebt ingericht, is het tijd om alle medewerkers een uitnodiging te sturen. Wanneer ze de uitnodiging hebben geaccepteerd kunnen ze gelijk in hun eigen account. Tip: Stuur elke medewerker ook deze handige handleiding. Hierin staat alles wat ze moeten weten over de app om ermee aan de slag te kunnen.
Mocht je toch nog ergens vragen over hebben, bekijk dan onze uitgebreide kennisbank of neem contact met ons op!