Groepen en Rechten is een belangrijk onderdeel van je Rework account. Je stelt hier in wat welke gebruikers bij andere gebruikers mogen zien of doen.
Welke rechten kun je geven?
Bij een groep stel je in welke rechten deze groep heeft op zichzelf en op andere groepen. De volgende rechten kan een groep op een andere groep hebben:
"Geen rechten (-)": op deze manier kun je een groep maken die zelf niks mag beslissen. Een andere groep zal rechten moeten hebben over deze groep.
"Aan- en afwezigheid zien": hiermee zie je de aanvragen van anderen, of iemand aan- of afwezig is, wanneer en - als je dat hebt ingesteld - ook waarom. Wanneer dit recht ingesteld staat, kunnen medewerkers uit de groep bovendien deze groep als filter gebruiken bij de kalender.
"Saldo informatie en aanvragen zien": aan- en afwezigheid zien en daarnaast ook zien hoeveel uur iemand heeft, opbouwt en details van aanvragen.
Saldo informatie en aanvragen beheren en beoordelen": alle voorgaande rechten en daarnaast aanvragen aanmaken, wijzigen, verwijderen en goedkeuren. Iemand mag dan nog steeds geen instellingen - zoals de verlofopbouw - aanpassen. Dit mogen alleen admins.
Hoe stel je een nieuwe groep in?
Klik rechts bovenin op Instellingen en kies daarna via het menu aan de rechterkant voor Groepen en Rechten;
Om een nieuwe groep toe te voegen klik je rechtsboven op groep toevoegen. Kies een naam en klik vervolgens op groep toevoegen;
Vink de medewerkers aan die bij de groep horen;
De eerstvolgende optie is rechten binnen groep, hier geef je aan wat deze medewerkers bij elkaar mogen zien/doen;
Tenslotte kun je aangeven of deze groep rechten heeft over andere groepen bij rechten op andere groepen.
Let op! Medewerkers kunnen in meerdere groepen geplaatst worden. Ze ontvangen hierdoor (eventueel) alleen meer rechten, nooit minder.
Hoe verwijder je een groep?
Een groep kan je alleen verwijderen indien alle gebruikers beoordeeld kunnen worden door een andere gebruiker of door zichzelf. Indien je een groep wilt verwijderen die andere groepen beoordeelt, dan zullen dezelfde rechten (eerst) via een andere groep moeten lopen alvorens deze groep verwijderd kan worden.
Klik rechts bovenin op Instellingen en kies daarna via het menu aan de rechterkant voor Groepen en Rechten;
Houd je muis boven de groep die je wilt verwijderen;
Klik rechts op de drie puntjes en kies de optie verwijderen;
Voorbeeld Groepen en Rechten instellen
Stel dat je een bedrijf hebt met meerdere afdelingen.
Managers beoordelen alleen de aanvragen van medewerkers van hun eigen afdeling. Medewerkers van alle afdelingen mogen alleen bij hun eigen afdeling van elkaar de aan- en afwezigheid bekijken. Daarnaast is er een manager die de aanvragen van alle afdelingsmanagers beoordeelt. Op de volgende manier stellen we dit in bij Groepen en Rechten:
Voeg een groep toe voor de beoordelaar van de managers toe.
Voeg daarna voor iedere afdeling één medewerkersgroep en één managersgroep toe. Vink tijdens het toevoegen van de groepen de gebruikers aan die in de groep horen;
Vervolgens stel je in de groep van de beoordelaar van managers in bij rechten binnen de groep en bij rechten op andere groepen in dat deze de eigen groep en alle managersgroepen mag beheren en beoordelen;
Daarna stel je bij rechten op andere groepen bij iedere managersgroep in dat zij de groep medewerkers van hun afdeling mogen beheren en beoordelen;
Stel bij alle groepen medewerkers in bij rechten binnen de groep dat alleen aan- en afwezigheid bekeken mag worden;
Tenslotte kun je de standaard groep "Managers" verwijderen, omdat de rechten van gebruikers nu via de nieuwe groepen lopen. Bij de groep "Iedereen" stel je in bij rechten binnen de groep dat zij geen rechten hebben, anders kan iedereen bij alle andere groepen af- en aanwezigheid inzien.