Wil je de gewerkte uren van je medewerkers controleren en zorgen dat ze daarna niet meer veranderen? Als admin doe je dat met de weekafsluiting. Daarvoor heb je de module Urenregistratie nodig.
Stap 1 - De geschreven uren controleren
Op de pagina Weekafsluiting zie je per medewerker hoeveel uur er in een week is verantwoord en hoeveel uur dat had moeten zijn. Zo zie je snel waar iets niet klopt.
Zo controleer je de uren:
Ga naar Urenregistratie in het menu
Klik op Weekafsluiting
Kijk welke week bovenaan staat en ga met de pijltjes naar de week die je wilt controleren
Vergelijk per medewerker de uren met wat je verwacht
Klik op een dag om de geschreven uren van die dag na te kijken
Per medewerker zie je:
De uren per dag
Weektotaal: de geschreven uren, het verlof en de aanwezigheid van die week bij elkaar
Vereist: de uren uit het rooster, of de contracturen als er geen volledig rooster is
+/-: het verschil tussen het weektotaal en de vereiste uren
Zie je ook de kolom Verrekend met? Dan staat daar met welk saldo de plus- en minuren van de medewerker worden verrekend.
Stap 2 - De week afsluiten
Kloppen de uren, dan sluit je de week af. Daarmee staan de uren vast: voor die medewerker kan niemand in die week nog uren registreren of wijzigen, ook een admin niet.
Zo sluit je de week af:
Vink aan het einde van de regel de medewerkers aan die je wilt afsluiten, of vink bovenaan de kolom iedereen aan
Klik op Week afsluiten
Klik op Ja, week afsluiten
Bij de afgesloten medewerkers staat nu een slotje. Bovenaan de pagina staat Week afgesloten zodra de week voor iedereen is afgesloten, en anders Week nog niet afgesloten.
Als je een medewerker niet kunt afsluiten
Soms kun je een medewerker niet aanvinken. Staat er een waarschuwing, ga er dan met je muis overheen om de reden te zien. Dit zijn de mogelijke oorzaken:
De medewerker heeft nog een timer lopen. Zodra de timer is gestopt, kun je de week afsluiten
Er zijn uren, een rooster, verlofopbouw of werklocaties geregistreerd buiten het dienstverband van de medewerker. Pas dit eerst aan via de link in de waarschuwing
De vereiste uren zijn niet te bepalen, doordat het rooster niet volledig is en de contracturen niet voor iedere dag gelijk zijn. Vul dan zelf het aantal uren in bij Vereist, dan kun je de medewerker aanvinken
Een afsluiting ongedaan maken
Moet er toch iets veranderen in een afgesloten week? Dan maak je de afsluiting eerst ongedaan. Uren die verrekend zijn met het saldo van de medewerker, worden dan niet meer meegerekend.
Zo maak je een afsluiting ongedaan:
Ga naar Urenregistratie in het menu, klik op Weekafsluiting en ga met de pijltjes naar de week
Klik op het slotje aan het einde van de regel van de medewerker. Is de week voor iedereen afgesloten, dan kun je ook op het slotje bovenaan de kolom klikken om alle afsluitingen ongedaan te maken
Klik op Ongedaan maken
Daarna kun je de uren weer wijzigen. Sluit de week hierna opnieuw af, zodat de uren weer vaststaan.